Proces realizacji zleceń

Jak pracujemy

Proces — proste kroki w realizacji projektów

Nasze procesy są ukierunkowane na potrzeby klientów, przejrzyste i zgodne z normami jakości i bezpieczeństwa.

W ramach realizacji zleceń stosujemy wyłącznie uznane, certyfikowane procesy, które dzielą się na trzy główne grupy.

Nasze standardowe procedury operacyjne, zgodne z normami ISO-9001, ISO-17100 oraz ISO-9001, przygotowaliśmy z uwzględnieniem potrzeb klientów z branż life sciences.

Poznaj dokładnie, jak pracujemy i dowiedz się, co obejmuje każdy z poniższych procesów i jakie są dodatkowe możliwości:

zamówienie wyceny i akceptacja kosztu
realizacja projektu
dostawa przetłumaczonych materiałów
wydanie certyfikatu tłumaczenia (CoT)
Proces

1. Zamówienie wyceny i akceptacja kosztu

Kontakt z nami w celu zamówienia wyceny jest pierwszym etapem realizacji projektu. Rozumiemy, że możemy otrzymać materiały poufne, więc na tym etapie od ręki możemy podpisać umowę o zachowaniu poufności.

Materiały można przekazać nam dowolną drogą: przez e-mail, platformy do udostępniania plików czy też pocztą lub kurierem.

Poinformuj nas, na jakie języki (w jakich kierunkach) mamy przetłumaczyć materiały i jaki jest oczekiwany czas realizacji — w przypadku braku tej informacji sami określimy termin realizacji projektu w trybie zwykłym bądź ekspresowym.

Wraz z przesyłanymi materiałami możesz poinformować nas, jakiego rodzaju usługi potrzebujesz: tłumaczenia, tłumaczenia z korektą, czy też np. tłumaczenia z tłumaczeniem wstecznym (back-translation) i uzgodnieniem wersji (reconciliation). Nasi kierownicy projektu zawsze służą pomocą w doborze najodpowiedniejszej usługi, mając na względzie typ materiału, jego przeznaczenie oraz grupę docelową, a także obszerność tekstu i termin realizacji.

Po otrzymaniu materiałów nasi kierownicy projektu dokonają ich dokładnej analizy pod względem:

formatu źródłowego i oczekiwanego formatu docelowego
języków, na jakie materiał ma być tłumaczony
obecności elementów graficznych i nieedytowalnych
poziomu poufności
powtórzeń i podobieństw w obrębie przekazanych materiałów
objętości tekstu

Na podstawie powyższych parametrów przygotujemy wycenę bazującą na tak zwanej analizie CAT — jest to stosowany do edytowalnych źródeł proces mający na celu określenie liczby powtarzających się i podobnych zapisów, zarówno w obrębie materiałów w danym projekcie, jak i względem wcześniej realizowanych projektów.

Każda wycena bazująca na analizie CAT będzie zawierała odpowiednie zniżki, ponieważ za treści powtarzające się i podobieństwa nie naliczamy pełnych stawek za tłumaczenie.

Nasze wyceny zawsze przygotowywane są na podstawie liczby słów źródłowych — jest to model, który odróżnia nas od konkurencji stosującej przestarzałe, nieintuicyjne i niekorzystne dla klientów rozliczenie na podstawie liczby stron. Dzięki niemu koszt projektu jest znany z góry i niezmienny.

Wycenę przygotowujemy tak szybko, jak to tylko możliwe — przeciętny czas oczekiwania zależy oczywiście od formatu i objętości plików, ale zwykle wynosi od 15 minut do godziny.

W przypadku braku informacji o wymaganym terminie realizacji w wycenie zawrzemy również informacje o sugerowanym terminie dostawy. Jeśli będzie on nieakceptowalny, możemy skrócić czas realizacji, oferując usługę ekspresową — poinformuj o takiej konieczności kierownika projektu.

Po otrzymaniu wyceny przychodzi kolej na akceptację kosztu — w tym celu wystarczy przekazanie nam wiadomości zwrotnej. Po akceptacji projekt zostanie zarejestrowany w naszym regularnie audytowanym systemie pod niepowtarzalnym numerem. Umożliwia to pełne prześledzenie przebiegu projektu (traceability).

Od tego momentu możesz mieć pewność, że powierzonym projektem zajmą się profesjonaliści.

proces
elastyczność

Jesteśmy otwarci na negocjacje każdego aspektu wyceny — zarówno kosztu, doboru usług, jak i terminu realizacji

zaproponujemy najkorzystniejsze rozwiązanie dla danego projektu
Proces

2. Realizacja projektu

Po potwierdzeniu wyceny przystąpimy do realizacji projektu. Jest to najważniejszy element całego procesu tłumaczeniowego, dlatego podchodzimy do niego z najwyższą starannością, używając wyłącznie certyfikowanych procedur.

Na proces realizacji projektu mogą składać się następujące elementy:

zastosowanie kontroli jakości (QA) na każdym z etapów realizacji
określenie ram czasowych dla poszczególnych etapów, przydzielenie dostawców (tłumaczy, weryfikatorów, korektorów itd.)
uwzględnienie przekazanych materiałów referencyjnych — opracowanie słowników, glosariuszy, baz terminologii, pamięci tłumaczeniowych i wytycznych projektowych
przygotowanie materiałów — współpraca kierowników projektu, działu DTP i inżynierów lokalizacji
wykonanie tłumaczenia, a także weryfikacji, korekty, back-translation, reconciliation i innych usług — zgodnie z ustaleniami
dobór dostawców — w tym przedstawienie próbek tłumaczenia, przekazanie zanonimizowanych życiorysów
przekazanie materiałów kierownikowi projektu, kontrola końcowa

Poszczególne elementy i etapy realizacji projektu zostaną ustalone na podstawie rodzaju przekazanych nam materiałów oraz oczekiwanej kombinacji usług.

W tym kroku nasi kierownicy projektów, w ścisłej współpracy z klientem, dobiorą odpowiednich dostawców: tłumaczy, a także weryfikatorów, korektorów, specjalistów DTP i inne osoby, których praca jest niezbędna do pomyślnej realizacji projektu.

W pracy nad projektem uwzględnimy też przekazane nam materiały referencyjne — jest to bardzo ważne, by zachować spójność terminologii i przyjrzeć się, jakie zapisy są preferowane przez zlecający projekt podmiot. W przypadku braku takich materiałów opracujemy je sami, bazując przede wszystkim na technologiach pamięci tłumaczeniowych i baz terminologicznych.

Jeśli na jakimkolwiek z kroków realizacji projektu pojawią się pytania, nasi dostawcy mają możliwość konsultowania wątpliwości z doradcami — doświadczonymi lekarzami, statystykami, farmaceutami, chemikami, biotechnologami i innymi osobami. Wszelkie niejasności będziemy także starali się rozstrzygać na bieżąco z klientem. Ma to szczególne znaczenie w przypadku materiałów, które wcześniej były realizowane u innego dostawcy, albo materiałów, których język jest niejednoznaczny.

Każdy z istotnych etapów realizacji projektu — takich jak tłumaczenie, weryfikacja czy korekta — zakończony jest obowiązkową kontrolą jakości, tzw. QA. W tym celu wykorzystujemy nowoczesne, zautomatyzowane narzędzia, kontrolujące nie tylko poprawność językową, ale także poprawną lokalizację wartości liczbowych, jednostek, adresów oraz zachowanie układu tłumaczonych materiałów dzięki sprawdzeniu właściwego umieszczenia w przetłumaczonym tekście elementów, od których zależy poprawny layout materiałów wyjściowych.

Ponieważ wszystkie etapy realizowane są zgodnie z normą ISO-17100, wymagane jest nie tylko, by pracowali nad nimi wykwalifikowani dostawcy, ale też by na koniec każdego etapu przeprowadzili dodatkowe sprawdzenie tekstu, który dostarczają.

Końcową fazą jest przekazanie gotowych materiałów kierownikowi projektu, który na tym etapie — w ramach kontroli końcowej — sprawdza ważne aspekty: kompletność tłumaczenia, zachowanie układu graficznego, przestrzeganie wytycznych, ale też rozwiewa ostatnie wątpliwości i zamyka komentarze zamieszczone na wcześniejszych etapach.

proces
najwyższe standardy

W całym cyklu życia projektu stosujemy certyfikowane i uznane branżowo procedury

projekty realizujemy w ścisłej kooperacji klienta, kierowników projektu i wyspecjalizowanych dostawców
Proces

3. Finalizacja i dostawa

Jest to ostatni etap realizacji powierzonego nam projektu. Choć jest on najkrótszy ze wszystkich, jest tak samo ważny, jak poprzednie kroki.

Na etapie finalizacji kierownik projektu, po dokonaniu kontroli końcowej, zbierze wszystkie materiały przeznaczone do dostawy i przekaże je w bezpieczny sposób, stosując m.in. szyfrowaną komunikację e-mail, zabezpieczone hasłem załączniki i inne techniki zwiększające bezpieczeństwo informacji.

Na etapie finalizacji przygotujemy również, na prośbę klienta, i wydamy bezpłatnie certyfikat tłumaczenia (CoT), który będzie zawierał informacje o wykonanej usłudze, kierunkach tłumaczenia, zaangażowanych dostawcach i zgodności z normami i certyfikatami.

Po dostarczeniu wszystkich materiałów będziemy oczekiwać na pozytywną informację zwrotną.

proces
satysfakcja

Regularnie sprawdzamy zadowolenie z poziomu naszych usług

najczęstszą informacją zwrotną jest: dobra robota!
Proces

Stała współpraca

Stała współpraca z medi.global niesie szereg korzyści dla klienta.

Proponujemy ustalenie ram współpracy w ramach umowy ramowej o świadczenie usług tłumaczeniowych — jest to porozumienie, które nie nakłada obowiązku składania zamówień, natomiast reguluje kwestie prawno-finansowe związane ze współpracą.

Jako LSP w umowie ramowej deklarujemy:

przejrzysty, stały cennik
priorytetową dostępność i realizację zleceń
utrzymanie certyfikacji w całym okresie współpracy
ochronę stron dzięki ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej (OC)

Skontaktuj się z nami — porozmawiajmy, jak możemy wspomóc osiągnięcie globalnego sukcesu dzięki naszemu innowacyjnemu podejściu do tłumaczeń specjalistycznych.

Przeczytaj także